C&T e a Gestão de Dados

Que atenção você vem dando à gestão de dados?

Se na sua empresa essa estratégia ainda não está se manifestando nas atividades práticas do dia a dia, o momento de iniciar é agora. Com a dependência cada vez maior que as instituições possuem em relação à internet, empresas de todos os portes estão tendo que se dedicar à gestão de dados.

Nesse novo mundo virtual, sistemas e tecnologias antes restritos às grandes corporações começaram a se estender para pequenos e médios negócios, exigindo maior preparação de das equipes de colaboradores. E hoje é cada vez mais claro a qualquer administrador que, os dados e informações geradas dentro de uma organização não são mais apenas assunto para profissionais TI.

Para os Gestores Contábeis, de Administração, e de Finanças, eles estão disponíveis e são colhidos por todas as áreas e colaboradores da organização, o que pede um gerenciamento eficiente para evitar sua perda ou mal aproveitamento.

Daí a necessidade de que cada profissional e liderança tenha conhecimento sobre a gestão de dados e das informações relevantes e estratégicas.

Como sua empresa está fazendo a Gestão de Dados?

A Gestão de dados dentro de negócio, tem relação com a capacitação, recursos e ferramentas necessárias que uma empresa possui para administrar suas informações.

Resumindo, gestão de dados tem a ver com a identificação, armazenamento, acesso, compilação, proteção e uso para fortalecer as estratégias do negócio. Uma gestão de dados eficiente também é fonte de embasamento para a tomada de decisões mais assertivas ao longo do tempo, já que os dados fornecem insights sobre Recursos Humanos, Finanças, Clientes, Tendências de Mercado, e até sobre o público-alvo.

Embora tenha relevância diante dos avanços tecnológicos e da popularização da internet, a gestão de dados é responsável pela competitividade, eficiência de processos e segurança da informação de negócios nos mais variados portes e segmentos.

Entenda a diferença entre Gestão de Dados e Gestão da Informação

A maioria dos gestores fora da área de TI costuma confundir esses dois segmentos, já que consideram dados e informações como sinônimos. Mas, na verdade, esses conceitos são bem diferentes.

Conforme descreve Valdemar W. Setzer no artigo “Dado, Informação, Conhecimento e Competência“, um dado pode ser definido como uma sequência de símbolos quantificados  quantificáveis.

“Portanto, um texto é um dado. De fato, as letras são símbolos quantificados, já que o alfabeto por si só constitui uma base numérica. Também são dados – imagens, sons e animação – pois todos podem ser quantificados a ponto de alguém que entra em contato com eles ter eventualmente dificuldade de distinguir a sua reprodução, a partir da representação quantificada, com o original.”

Já a informação é abstrata, pois se refere ao significado de um dado para uma pessoa que o observa, ouve ou lê. A informação parte da interpretação do dado. É por isso que uma figura, por exemplo, é entendida de maneira distinta por pessoas diferentes.

Como surgiram os dados

Com a introdução dos computares e da tecnologia como um todo na rotina humana de trabalho, foi necessário arquivar informações em um formato que possível de ler por esses equipamentos.

Assim, elas são armazenadas em formato de dados, que são quantificáveis e são lidos pelas máquinas, mas não compreendidos por elas. Então, é possível que um computador altere a representação de uma informação (seus dados), mas nunca o seu conteúdo, que é abstrato e incompreensível para uma máquina. Voltando à questão inicial, sobre a gestão de dados ou de informação, vale dizer que a primeira lida com os registros iniciais, nas etapas que abrem as operações empresariais. Assim, gerir dados engloba as ações desde sua coleta até o seu descarte.

Já a gestão da informação acontece no final dos processos, quando os dados já foram interpretados e compreendidos pelas equipes. A partir daí, gera orientações que podem nortear estratégias inovadoras e certeiras para a organização.

O que é Governança de Dados?

Governança de dados é um conjunto de ações que contribuem para a tomada de decisões assertivas, reforçando a estratégia da empresa. Em geral, esse termo faz referência ao gerenciamento dos dados provenientes do universo digital, que requerem tecnologia avançada para ser administrados com sucesso. Um exemplo é a gestão de big data, uma estratégia que engloba a coleta, análise e organização de uma quantidade gigante de dados que se obtém de fontes diversas, inclusive com a navegação pela internet. Parte desses dados se revela interessante para uma organização, enquanto outra é irrelevante ou só tem serventia por um curto espaço de tempo.

Quando existe governança de dados, a empresa dispõe de ferramentas e sistemas que fazem essa seleção inicial de forma ágil e até automática, poupando horas de trabalho de seus profissionais de TI e outros departamentos. Alcançar a governança de dados é o propósito de fazer sua gestão, pois resulta em impactos positivos para toda a organização.

Qual a importância da Gestão de Dados e de Informação nas empresas

Muitas companhias que deixam de lado a gestão de dados costumam ter sérios problemas de comunicação interna de seus departamentos, uma vez que fica difícil compartilhar as informações entre todas as áreas. Sem a devida organização, elas podem se perder ou não serem transmitidas para as pessoas de certas ou responsáveis por determinadas ações. Dessa forma, prejudicando o bom andamento dos processos dentro da empresa.

Quer exemplos?

Imagine que não haja sincronização de atualizações no cadastro de um cliente por parte da equipe de relacionamento com o consumidor.  Esse fator pode impedir que a equipe entre em contato no pós-venda, reduzindo as chances de fidelização desse cliente e culminando em perda nas receitas futuras. Se o time de cobrança também não receber as atualizações, as perdas podem se estender caso haja problemas na geração de um boleto, por exemplo.

A falta de uma triagem quanto aos dados também leva a gastos desnecessários com o armazenamento daqueles que são descartáveis, além do consumo de horas de trabalho procurando por informações. Além de tudo isso, informações bem tratadas, podem ser úteis para ajudar nas estratégias da organização, gerando conhecimento de novas tendências de mercado, desejos do público-alvo, redução de perdas e nos planejamentos de médio e longo prazos.

Por fim, mas não menos importante, investir na gestão de dados eleva a segurança das informações, preservando a competitividade e a imagem da companhia perante seus clientes e parceiros.

Quais são os dados mais importantes para sua empresa?

 Essa é uma questão que pode ter várias respostas, dependendo da finalidade e das necessidades da organização e dos gestores interessados. No entanto, podemos considerar os dados que dão suporte à estratégia, e os que otimizam das tarefas cotidianas (Faturamento, RH, Comercial, Estoques, Contas a Pagar e Contábil), são as que normalmente têm maior importância para qualquer companhia.

Para usar um termo mais técnico, os dados estratégicos são utilizados, por exemplo, em projetos de Business Intelligence (BI), auxiliando na tomada de decisões assertivas pelo corpo diretivo.

Dentro de uma classificação que considera as particularidades ou características dos dados, vale destacar os Transacionais e os Masters.  Dados Transacionais são aqueles relativos a eventos que ocorrem com determinada periodicidade e, portanto, sofrem mudanças constantes. Números que mostram a situação do estoque, vendas e cancelamentos são exemplos dessa modalidade.

Já os Dados Master fornecem informação sobre os agentes envolvidos em uma transação, por exemplo, o nome, idade e renda de um cliente que fechou uma compra. Quando esses dados são compilados e passam por uma análise, transformam-se em informações gerenciais, fundamentando escolhas corretas para a alta direção.

Quais os princípios mais importantes da Gestão de Dados?

Como em qualquer outro tipo de gestão, é preciso eleger alguns princípios para obter sucesso no gerenciamento de dados. Essas premissas vão orientar a coleta, seleção, compilação e uso dos dados no dia a dia da empresa. Não há uma regra definida nesse contexto, mas começar pelo objetivo da gestão é uma boa ideia.

No caso da administração dos dados, a governança é um propósito comum, que pode ser tomado como medida que confirma a eficiência da gestão. Assim, na hora de implantar protocolos e sistemas, você pode seguir os princípios difundidos no artigo “O porquê de governança de dados em organizações de controle”, escrito pelo especialista Ricardo Dantas Stumpf.

Mencionamos cada um deles abaixo:

• Regra de ouro: Todos os dados são tratados como ativo corporativo.
• Federação: Há padrões definidos para as estruturas de dados.
• Eficiência: Dados relevantes devem estar disponíveis no momento certo, no lugar certo e no formato certo para usuários autorizados.
• Qualidade: Dados corporativos devem ser medidos e geridos para terem qualidade.
• Gestão de risco: Manter conformidade com a legislação, políticas e normativas internas relacionadas a dados da instituição.
• Colaboração: Dados corporativos são recursos compartilhados e que podem ser publicados.
• Contextualização: O contexto de uso do dado muda sua forma de armazenamento, tratamento e utilização.
• Inovação: Novas técnicas são incentivadas, seguindo-se os demais princípios.

Componentes da gestão de dados

 Os componentes mais relevantes para fazer uma gestão de dados adequada são:

Acesso

Define a agilidade e facilidade para encontrar ou recuperar dados. Quantidades pequenas de dados podem ser organizados de forma simples, em pastas, facilitando a localização por quem precisar. No entanto, grandes quantidades de dados (big data) pedem ferramentas de busca e uma arquitetura mais complexa para evitar o desperdício de tempo procurando por dados.

Qualidade

Inclui as ferramentas que proporcionam a entrega de dados relevantes e úteis ao usuário. Para tanto, devem estar adaptados ao mercado em que a empresa atua, considerando as particularidades no vocabulário e linguagem interna da corporação.

Integração

Essencial para qualificar os dados, a integração consiste nas fases em que eles são combinados. Dessa forma, ganham valor e significado, tornando-se informações.

Visualização integrada

Permite avaliações a partir da observação de diferentes fontes de dados, dispensando sua reorganização em novos ambientes para análise.

Governança

Mostra os parâmetros prioritários para a gestão de dados dentro de uma empresa, alinhando-os à estratégia de negócios.

Transmissão

Trabalha pela organização lógica dos dados, aplicando filtros para que se enquadrem em pastas ou seções específicas, que serão distribuídas para um ou mais setores.